Управление временем или как все успевать

Содержание

Что такое тайм менеджмент

Тайм менеджмент (в перев. «управление временем») – это принципы и правила рационального управления своими временными ресурсами. Это искусство планирования и управления своим временем и работой.

Вопрос рационализации траты времени пытались решить еще в античные времена (Сенека). Наиболее остро эта проблема проявилась в века индустриализации, как за рубежом (социолог Парето и его закон), так и в Советском Союзе (биолог Любищев и его хронометраж).

Тайм менеджмент, как практика продуктивного управления временем, ставит своей целью уставать меньше, делать лучше и успевать больше.

Выделяют персональный, профессиональный и социальный виды тайм менеджмента. Отсюда, правила и методы тайм менеджмента можно успешно использовать и в личной жизни, и в профессии, и в коллективе.

По мнению успешных людей, перед освоением принципов тайм менеджмента, человек должен изменить свое отношение к себе и своей работе. Например, если человек не любит свою работу, то никакие техники тайм менеджмента не смогут ему помочь.

Или еще один важный пункт в тайм менеджменте – стремление развиваться. То есть, человек должен осознавать, что без усилий саморазвития и работы над собой техники тайм менеджмента не будут работать.

Преимущества правильно планирующих свое время людей

  • своевременность выполнения дел,
  • быстрое достижение цели,
  • высокая производительность (продуктивность),
  • высокая работоспособность и энтузиазм,
  • профессиональная эффективность,
  • адекватная самооценка и уверенность в себе,
  • хорошее физическое здоровье,
  • душевное спокойствие и уравновешенность,
  • позитивное мышление и жизнерадостность,
  • успешность в отношениях,
  • наличие свободного времени для саморазвития и др.

Инструменты, техники и методы тайм менеджмента

Этап 1. Расстановка приоритетов: с чего начать

анализ ABC.

Эта техника позволяет распределить все дела на более и менее важные и выразить это в процентах:

A) самые важные дела – они, как правило, составляют всего 15% от общего количества дел, но их значимость для достижения поставленной цели равняется 65%,

B) важные дела равны 20% от всех дел, и их значимость для цели равна 20%,

C) наименее важные дела составляют обычно 65% от всех дел, и их значимость для достижения цели маленькая – всего 15%.

Эта техника используется следующим образом:

  • составляется список всех дел и задач,
  • все дела распределяются по степени важности и располагаются по очередности,
  • все задачи оцениваются по пунктам A, B, C,
  • сначала выполняются дела из пункта A, потом переходят к B и C.

Декомпозиция цели

Для начала человек должен уметь разделять понятия цели и задачи: если цель – это предполагаемый результат, то задачи – это шаги по достижению этого результата. То есть нам нужно раздробить свою цель на конкретные задачи-шаги.

метод SMART

Этот способ помогает четко сформулировать задачи, которые легко выполняются. Это происходит, благодаря их соответствию таким критериям, как:

  • S (specific) – конкретной,
  • M (measurable) – измеримой,
  • A (attainable) – достижимой,
  • R (relevant) – истинной, актуальной
  • T (time-based) – имеющей временные рамки.

матрица Эйзенхауэра

Согласно этому способу, все дела-задачи нужно распределить по 4 группам в зависимости от степени важности и срочности:

А – срочные и важные дела,

В – не срочное, но важное дело,

С – срочное, но не важное дело,

D – не срочные и не важные дела.

Далее, учитывая характер дела, устанавливается его очередность или делегируется подчиненным.

принцип Парето

Этот принцип гласит, что за 20% имеющегося времени можно выполнить 80% от всей работы, в то время, а оставшиеся 80% времени, как правило, тратится на решение только 20% задач.

Зная этот закон, можно организовать свою работу оптимальным образом и рационально тратить время, секономив те 80% (которые обычно тратятся на 20% задач).

Этап 2. Планирование дел

список всех дел

Составление списка дел на определенный промежуток времени (день, неделя, месяц, год, на несколько лет) позволяет запланировать все насущные дела и упорядочить работу. Такой подход хорошо экономит время и организует деятельность.

учет биологических ритмов

Каждый человек отличается индивидуальными природными особенностями своего организма: периоды активности и пассивности, время сна и бодрствования и т.д.

Зная свои особенности, легко организовать работу и за меньшее количество времени получить оптимальный результат. Поэтому специалисты рекомендуют учитывать их при планировании.

запас времени

При планировании дела и выделяя для него время, рекомендуется заложить некий его запас. Это поможет избежать непредвиденных ситуаций и стресса. Например, выделяя на выполнение дела из пункта А (важные) 3 часа, хорошо бы заложить все 4.

ведите ежедневники

Записанное невозможно забыть, особенно, если список дел всегда под рукой. Успешные люди всегда советуют записывать задуманные дела в систему (бумажный или мобильный ежедневник).

техника «Хронометраж»

Фиксирование времени на ежедневные дела позволяет отследить характер траты своего времени (на что оно тратится), выявить занятия, которые забираю большое количество времени, а также рационализировать трату времени.

формула «10-3-2-1-0»

Следование этой формуле помогает оздоровить свой ежедневный график и, тем самым, оптимизировать затратность времени и сил:

  • 10 – за столько часов до сна нельзя употреблять кофеинсодержащие напитки,
  • 3 – за столько часов до сна нельзя принимать еду или алкоголь,
  • 2 – за столько часов до сна нужно перестать работать,
  • 1 – за столько часов до сна нужно отложить электронные гаджеты,
  • 0 – столько раз можно утром отключать будильник.

диаграмма Гантта

Этот метод позволяет визуально отобразить дела и потраченное на них время. Для этого на одной шкале обозначаются запланированные дела, а на другой указывается время, отведенное на их выполнение (хорошо строить в Excel).

Этап 3. Выполнение работы

техника помидора

Перед началом работы поставить таймер на 25 минут. Работать над делом не отвлекаясь, пока не зазвенит таймер. Сделать перерыв на 5 минут и снова поставить таймер на 25 минут (этот промежуток времени и обозначается как помидор).

После 4 таких «помидоров» сделать перерыв подольше (15-20 минут).

Если в это время записать все, что отвлекало Вас во время работы, можно выявить Ваших «поглотителей времени».

техника «съесть лягушку»

В данном случае лягушкой обозначается самое неприятное дело. Его и нужно начинать делать в первую очередь. Во-первых, как только начали, «лягушка» оказывается и не так страшна, а во-вторых, после нее все дела покажутся самыми приятными и легкими.

метод салями

Здесь приводится аналогия с палкой колбасы «Салями»: очень сложное  и объемное дело сравнивается с колбасой, которую можно съесть, только кусочками. Так и многозадачное трудоемкое дело нужно поделить на части-кусочки и выполнять поочередно.

Например, написать отчет о работе за год: сегодня пишем часть, посвященную учебной работе, завтра – воспитательной работе, а послезавтра – научной работе.

делегирование

Этот способ позволяет высвободить время на выполнение важных задач путем делегирования (передача части функций и работы подчиненным) менее важных задач другим.

соблюдение последовательности и этапности

Следование запланированному списку дел и поэтапное их выполнение позволяет рационально тратить свое время. А постоянное переключение, на которое каждый раз уходит до 15 минут времени, не только «съедает» время, но и негативно сказывается, как на качестве и результате работы, так и на здоровье (организм быстрее переутомляется).

техника «найденное время»

Чтобы применить эту технику, нужно заранее составить список небольших дел, на которые не хватает времени. Как только появится свободное «окно», можно будет с пользой воспользоваться им, посвятив для выполнения одного дела из этого списка.

прием «хотя бы 10 минут»

Этот прием позволяет уделить небольшое количество времени на саморазвитие. Если человек ежедневно будет уделять хотя бы 10 минут своему личностному росту и развитию (чтение развивающей книги, занятие спортом, изучение иностранного языка и т.д.), то в итоге получится хороший результат.

разделение рабочего времени на блоки

Оптимальным образом организовать и упорядочить работу можно, сгруппировав все дела в отдельные блоки: почта, встречи, звонки, выполнение проекта и т.д.

Так, оптимальным временем для проведения важных встреч специалисты считают утренние часы.

дедлайны для всего

Установление для каждого запланированного дела дедлайна (предельный срок) помогает контролировать трату времени и мобилизовать себя на выполнение дела в обозначенный промежуток времени.

погружение в работу

Этот прием заключается в том, что на важное дело нужно специально выделить 1-2 дня и в эти дни сконцентрироваться только на его выполнении (а звонки и встречи запланировать на другие дни).

начать делать

Данный прием помогает настроиться на работу, когда ничего не хочется делать. В таких случаях советуют начать делать что-то мелкое: просмотреть почту, сделать один звонок. Таким образом можно постепенно и незаметно войти в рабочую форму.

умение говорить «нет»

Такое умение не позволяет безответственно набрать чрезмерное количество дел (например, из-за страха перед начальником). Потому что, ответственный и уважающий себя человек адекватно оценивает свои возможности и временные ресурсы. И, когда у него есть незавершенное дело, он не может позволить себе взяться за другое, так как это может привести к некачественным результатам.

избавление от тирании срочного

Ситуация, когда много мелких дел требуют срочного выполнения, заставляет незаметно потратить большое количество драгоценного времени, но имеет совсем маленький эффект. Отсюда – вывод: нужно избегать таких ситуаций (например, путем делегирования) в целях сбережения времени на важные дела.

подготовка к следующему дню

Этот прием логически завершает сегодняшний рабочий день и настраивает на завтрашний. Он включает в себя подведение итогов дня, приведение в порядок своего рабочего места, составление списка дел на завтра и т.п.

мотивация

Хорошая и продуманная мотивация помогает придерживаться составленного плана: человек, который знает, что его ждет хорошее поощрение или вознаграждение, всегда будет стараться все сделать вовремя и качественно.

Таким же образом можно обозначить для себя и наказание, которое будет Вас ждать в случае несвоевременного завершения дела.

правильные инструменты

В практиковании тайм менеджмента можно и нужно использовать инструменты-помощники, позволяющие человеку сэкономить время и силы:

  • сервис Гугл-календарь – для планирования дел,
  • сервис Атави – для закладок,
  • сервис Ласт Пасс – для хранения паролей,
  • сервис Вандерлист как планировщик задач,
  • курсы и тренинги по тайм менеджменту (например, от Глеба Архангельского),
  • книги по тайм менеджменту (см. ниже).

Главные правила тайм менеджмента от Брайана Трейси

Брайан Трейси – это всемирно известный эксперт по управлению временем, причем, не только в профессиональной сфере, но и в личной жизни. Он предлагает руководствоваться следующими правилами:

  • выбираем более ценное. Это значит, нужно перестать тратить свое бесценное время на дела с низкой ценностью.
  • думайте правильно. Это значит, что нужно думать о себе как об эффективном человеке. И действовать так, как будто от Вашего умения управлять временем зависит воплощение мечты.
  • ставьте правильные цели. Трейси советует записать 10 главных целей и среди них выбрать самую приоритетную, затем уже начать действовать.
  • пользуйтесь энергией успеха. Здесь говорится о том, что после успешного выполнения дела возникает эмоциональный подъем и ощущается прилив сил. Вот этот момент и нужно использовать для продолжения работы над другими делами.
  • мультизадачность — зло. Это значит, что человек не может одновременно выполнять несколько дел, а, если он пытается это сделать, то очень скоро его ждет выгорание. Отсюда – вывод: заниматься одним важным делом, не отвлекаясь, и, только доведя его до конца, перейти к другому.
  • планирование. Понятное всем правило, означающее составлять список всех дел на день, начиная с самых важных. А после выполнения каждого дела рекомендуется его вычеркивать из списка.
  • устраняйте мертвые инвестиции. Это значит избавляться от всего пустого, что отнимает у Вас время (сплетничанье, просмотр сериала и т.п.).

Принципы результативного тайм менеджмента Глеба Архангельского

Глеб Архангельский является первым российским экспертом по тайм менеджменту. Этот гуру тайм менеджмента выделил следующие принципы эффективного управления временем:

  1. самоорганизация. Это значит, что качественной будет только та система тайм менеджмента, которую каждый разрабатывает сам, а не слепо копирует у других.
  2. не поддаваться стереотипам. Это значит, к системе управления своим временем нужно подходить только с позиций повышения эффективности работы, а не поддаваться на разные модные техники.
  3. эффективное мышление. Это значит, стремящийся к успеху человек должен заниматься саморазвитием, самообразованием.
  4. нет предела совершенству. Это значит, человек должен постоянно совершенствовать себя и инструменты своих действий и никогда не останавливаться на достигнутом.
  5. информационная самодисциплина. Это значит, что нужно ограничивать себя от ненужной информации.

Советы по тайм менеджменту для разных категорий людей

  • Для мам в декрете – научиться наполнять себя:
  1. заботиться о своем теле (питаться правильно и вовремя, стараться высыпаться),
  2. развивать свой мозг (читать),
  3. общаться с подругами несколько раз в месяц,
  4. заниматься душевным состоянием (женскими практиками, йогой или повторять мантры),
  5. составлять список дел на завтра,
  6. делегировать некоторые дела членам семьи,
  7. оптимизировать затраты на рутинные дела с помощью техники,
  8. не паниковать, а подстраиваться под ситуацию.
  • Тайм менеджмент для женщин – быть собой и жить эффективно:
  1. пользоваться записной книжкой,
  2. планировать только 70% рабочего времени (остальные 30% — в резерв),
  3. все часы, составляющие 70% (где-то 6 часов), разбить на 15-минутки и написать для них дела и начать их выполнять.
  4. Для детей (включая школьников) – развиваться и учиться в первых рядах:
  5. главная мысль: если нет своей цели, ты работаешь на чужую цель,
  6. подсчитать, сколько времени тратится на учебу, еду, сон, развлечения и проанализировать, найти «пожирателей времени» и избавиться от них,
  7. важное умение – сосредоточение на деле, не отвлекаясь.
  • Для студентов – учеба и развитие, плюс работа:
  1. побольше уделять внимание и время на развитие тех умений и навыков, которые будут нужны в профессиональной сфере,
  2. параллельно с учебой работать – это развивает и делает Вас конкурентоспособным,
  3. участвовать в разных мероприятиях и секциях – это развивает и помогает найти единомышленников для будущих проектов,
  4. развивать организаторские способности и навыки (быть организатором разных мероприятий).

Книги по управлению временем

  1. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»,
  2. Глеб Архангельский «Тайм драйв: как успевать жить и работать», «Организация времени от личной эффективности к развитию фирмы», «Ежедневник датированный: метод на 2019 год.
  3. Дэн Кеннеди «Жесткий тайм менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль»,
  4. Брайан Трейси «Выйди из зоны комфорта: 21 метод повышения личной эффективности», «Съешьте лягушку: 21 способ научиться успевать»,
  5. Бриджид Шульте «Мне некогда: в поисках свободного времени в эпоху всеобщего цейтнота»,
  6. Люси Джо Палладино «Максимальная концентрация: как сохранить эффективность в эпоху клипового мышления»,
  7. Дейв Креншоу «Миф о многозадачности: к чему приводит стремление успевать все»,
  8. Питер Брегман «18 минут: как повысить концентрацию, перестать отвлекаться и сделать действительно важные дела»,
  9. Керри Глинсон «Работай меньше, успевай больше»,
  10. Яна Франк «Муза и чудовище: как организовать творческий труд»,
  11. Алан Лакейн «Искусство успевать»,
  12. Нейл Фьоре «Легкий способ перестать откладывать дела на потом»,
  13. «Корпоративный тайм менеджмент: энциклопедия решений»,
  14. «Тайм менеджмент по помидору: как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут»,
  15. «Не делай это: тайм менеджмент для творческих людей»,
  16. «Мама менеджмент»,
  17. Марианна Лукашенко «Тайм менеджмент для детей»,
  18. «Тайм менеджмент для школьника: как Федя Забывакин учился временем управлять»,
  19. «Планируй по своему: 14 секретов персонального тайм менеджмента»,
  20. «Тайм менеджмент для детей: книга продвинутых родителей»,
  21. «Ежедневник тайм менеджмент» и др.

В завершение хотелось бы отметить, что при выборе техник тайм менеджмента следует учитывать свои индивидуальные особенности. Это связано с тем, что один и тот же способ может работать эффективно у одного, но не работать у другого.

И это – нормально, потому что все мы – разные, а предлагаемые техники – однотипные. Отсюда – вывод: не копировать слепо чью-то методику, а примерить на себе и посмотреть на результат. Если повышение эффективности Вашей работы налицо, значит, это – Ваше, если положительных изменений нет, то ищем дальше.

Желаю Вам Любви и своей эффективной системы тайм менеджмента!

Лада

Читайте также:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

Adblock
detector